Ab Anfang April sind alle polnischen Apotheken verpflichtet, in ihren Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen auf eine vollständig digitale Rechnungsstellung umzustellen. Keine Papierrechnungen mehr in B2B-Beziehungen. Von nun an muss bei der Ausstellung von Rechnungen KSeF verwendet werden, und eine Rechnung gilt nur dann als ausgestellt, wenn in diesem System eine Nummer vergeben wird.

Wird dies reibungslos funktionieren?

Die Verpflichtung ist besonders wichtig für Apotheken, die mit Gesundheitseinrichtungen zusammenarbeiten. Der Verkauf an einzelne Patienten ist im neuen staatlichen System nicht vorgeschrieben, und eine Rechnung kann auch außerhalb dieses Systems ausgestellt werden. Die Frage ist, ob alles technisch ausreichend vorbereitet ist. Ansonsten könnte die Neuerung den Apothekenbetrieb stören.

Was ist KSeF?

Das nationale elektronische Rechnungsstellungssystem ist eine staatliche polnische IT-Plattform. Unternehmen nutzen sie, um strukturierte Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Kurz gesagt, sie schicken ihren Kunden keine PDF- oder Papierrechnungen mehr. Sie erstellen das Dokument im System und es wird gespeichert. Alles ist zentralisiert und der Staat hat mehr Kontrolle.

Die Rechnungen haben ein XML-Format und auch eine eindeutige Identifikationsnummer. Für die Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre Buchhaltungssysteme in KSeF integrieren müssen. Ziel des Systems ist es, die Rechnungsstellung zu vereinfachen, Fehler zu reduzieren und auch das Steuersystem zu straffen. Ursprünglich wollte Polen das System im Jahr 2024 einführen, doch wie es bei solchen Dingen üblich ist, ist es gescheitert. Wie in anderen Ländern auch, gab es Probleme mit der Digitalisierung.

In Polen waren es vor zwei Jahren Probleme mit der IT-Infrastruktur. So wurde die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen erst in diesem Jahr eingeführt. Die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Verbrauchern bleibt fakultativ und hängt von gegenseitigen Vereinbarungen zwischen den Parteien ab.

━━ ( Quelle:: Scott Graham /  Unsplash+ )

Elektronische Rechnungsstellung in Polen

Ursprünglich war die elektronische Rechnungsstellung fakultativ. Sie sollte im Juni 2024 obligatorisch werden, aber das Finanzministerium verschob die Einführung. Ab dem 1. Februar 2026 ist die Rechnungsstellung über KSeF für Business-to-Business-Transaktionen für große Steuerzahler obligatorisch. Mittlere und kleine Steuerzahler folgten dann ab dem 1. April 2026.

Ab dem 1. Januar 2027 unterliegen alle Steuerzahler, einschließlich ausländischer Unternehmen mit einer Betriebsstätte in Polen, der Pflicht, mit Ausnahme der digital ausgeschlossenen Steuerzahler mit einem Umsatz von weniger als 10.000 PLN pro Monat.

Was sich in den Apotheken geändert hat

Gewöhnliche Apothekenkunden werden praktisch keine Änderungen bemerken. Für sie hat sich nichts geändert. Wenn sie von der Apotheke eine Rechnung für die von ihnen gekauften Waren verlangen, erhalten sie diese, und die Wahl der Form bleibt der Geschäftsleitung überlassen. Handelt es sich bei dem Kunden um eine natürliche Person, die keine gewerbliche Tätigkeit ausübt, kann eine herkömmliche Rechnung ausgestellt werden, die nicht im staatlichen System ausgestellt werden muss und auch nicht in elektronischer Form vorliegen muss. Liefert eine Apotheke jedoch Medikamente oder andere medizinische Geräte an Krankenhäuser, Kliniken oder Arztpraxen, handelt es sich eindeutig um ein B2B-Geschäft, das ab April 2026 im staatlichen System erfasst werden muss. Eine andere Möglichkeit gibt es nicht.